Struktur i kalendern

Att ta en titt på sin kalender för att bestämma om man har tid eller inte tid till olika saker är ingen konstighet. För många kan det vara ett hjälpmedel för att strukturera upp arbetsdagen, sina studier, etc. Börjar man däremot känna sig stressad eller nere på grund av att man har så många saker på gång i sin kalender så kanske man borde börja tänka om sitt användande av kalendern. Den ska vara ett hjälpmedel som förenklar vardagen, inte något som skapar mer stress och stjäl vår tid. Hur ska man då handskas med sin kalender för att få ut det mesta av den?

Till att börja med så måste man sätta upp vissa riktlinjer för vad man vill ha med i sin kalender. Att lägga in allt man ska, kanske ska göra och sådant man någon gång vill göra är inte att använda kalendern effektivt. En bra tumregel är att bara sådant som är absolut nödvändigt för att strukturera upp arbetsdagen, studierna, mm. ska in i kalendern, medan saker och ting som t.ex. fika med bästa vännen bara ska in om det absolut är spikat. Annars ska en sådan sak förslagsvis läggas till i en ”att göra”-lista.

På morgonen innan man börjar sin arbetsdag så ska det gå fort att se över sin kalender, vilka man har möte med, när man ska vara var. Detta går oftast inte om kalendern är nerklottrad med sådant som man har avsikt att göra en viss dag, men som inte måste ske just den dagen. Då tas en del av fokus bort från viktigare inbokningar och det tar mycket längre tid att orientera sig om saker som kommer ske under dagen. Kalendern har då blivit mer en belastning än ett hjälpmedel.

Att lägga in saker som i sin kalender som inte är spikade och som inte är nödvändiga att de måste ske en viss dag eller tidpunkt riskerar att stjäla din tid eftersom du då kommer att behöva lägga tid på att flytta dessa uppgifter i kalendern. Dessutom riskerar de att försvinna utom synhåll om de flyttas till en annan vecka, vilket i sin tur gör det ännu svårare att planera effektivt.

Kalendern behöver ofta en kompanjon för att kunna användas på bästa sätt. Bra sådana kompanjoner är en ”att göra”-lista eller en telefonbok. Alla uppgifter som inte är spikade kan man då lägga in i ”att göra”-listan och namn och telefonnummer ska ju så klart in i telefonboken. Enklast är att använda sig av en digital kalender eftersom det då går att ha samma kalender på datorn och i telefonen. En annan fördel med att ha sin kalender i telefonen är att man enkelt kan ordna en ”att göra”-lista i den, samt att man har alla kontakter samlade i den också.

Oavsett om man känner för att använda en digital eller en papper-och-penna kalender så är det viktigaste att vi snabbt kan få en överblick av när vi är tillgängliga för möten, att helt enkelt snabbt få en bild av helheten.

Tre saker som passar i kalendern:

  1. Sådant som måste utföras en viss dag, vid ett visst klockslag.
  2. Inbokad tid för ditt eget arbete. Ett bra sätt att strukturera upp det egna arbetet om man har väldigt många möten och svårt att hinna med alla andra arbetsuppgifter.
  3. Enskilda arbetsuppgifter, t.ex. sådant som inte blivit gjort, men som måste slutföras. Kalendern ska då vara ett löfte till dig själv om att uppgiften ska göras just då.

Två komplement till kalendern:

  1. En att göra-lista för alla saker som ska göras, men inte måste utföras vid en viss tidpunkt.
  2. Referenssamlingar, som innehåller all information som varken hör hemma i kalendern eller på att göra-listan men som man ändå behöver spara. T.ex. en telefonbok.
Webbplats utvecklad av Trinax AB